Удалённое обучение в Москве, Санкт-Петербурге и по России

Индивидуальные занятия с преподавателем по удобному для Вас расписанию!

Заказать обратный звонок

Полезные сведения о том, как сохранять документы MS Office


Разместите ссылку на эту статью у себя на сайте или на странице в соцсети и получите 20% с заказа любого зарегистрировавшегося пользователя. Подробности смотрите в форме "Пригласите друга" справа.


Информация:
Посетите группу ВКонтакте. Профессиональный юмор и полезная информация. Регулярные публикации по 1С и на другие интересные темы


Опубликовано с изменениями 25 декабря 2016 года

Сейчас я вкратце рассмотрю некоторые особенности сохранения документов Microsoft Office, в частности Word и Excel, разбираемые мной на дистанционных курсах Microsoft Office по Skype. Каким образом проводятся занятия по Skype и в чём их преимущества вы можете прочитать в отдельной статье. А сейчас перейдём к настройкам сохранения документов Microsoft Office.

Защита документов паролем

Если вы не хотите, чтобы ваш документ Word или Excel кто-то случайно изменил, то его можно защитить паролем. При открытии документа, защищённого паролем, Microsoft Office покажет окно для ввода пароля. Если пароль неверный, то документ просто не откроется. Данная функция бывает полезна для защиты важных документов от случайного изменения, а также для защиты конфиденциальной информации.

Чтобы установить пароль на открытие документа, зайдите в меню Файл и выберите пункт Сведения. Нажатие на кнопку "Защитить документ" вызовет окно, в котором будет предложено ввести пароль, а затем его повторить.

[кликните на картинке для увеличения]
Есть вопросы по платным услугам? Закажите бесплатный звонок
artemvm.info_5bc3eade8cb7b54d7c49c122603df292

После этого достаточно сохранить документ, как обычно. При следующем открытии документа, Microsoft Office спросит пароль.

Запомните: если вы забудете пароль, то восстановить его будет невозможно! Для удаления пароля достаточно проделать те же самые действия, но в окне ввода пароля стереть то, что там написано.

Загрузка баннера

Настройка автоматического сохранения документов

Как правило, печать текста занимает достаточно много времени. Поэтому время от времени следует сохранять внесённые в документ изменения, чтобы не потерять данные в случае зависания программы или любой другой внештатной ситуации. В Microsoft Office есть функция автосохранения документов, которая помогает решить эту задачу.

По умолчанию производится автоматическое сохранение документа каждые 10 минут. Если вы печатаете достаточно быстро, то можете установить меньшее время автосохранения. Для изменения данного параметра следует зайти в настройки программы: "Файл / Параметры / вкладка Сохранения".

[кликните на картинке для увеличения]
Есть вопросы по платным услугам? Закажите бесплатный звонок
artemvm.info_5bc3eade8cb7b54d7c49c122603df292

Чем меньше время автосохранения, тем меньше вы потеряете данных в случае непредвиденного сбоя.

Выбор формата сохраняемого файла по умолчанию

Обратите внимание ещё раз на предыдущий рисунок с окном настроек. Там также можно выбрать формат файла, в который будет сохраняться документ. Обычно этот параметр настроен на использование наиболее распространённого формата документа в той программе Microsoft Office, с которой вы работаете. Например, для Word это *.docx или *.doc. Тем не менее, при необходимости часто сохранять документы в другие форматы, можно выбрать иной формат по умолчанию. Именно он будет предлагаться в окне сохранения нового документа.

[кликните на картинке для увеличения]
Есть вопросы по платным услугам? Закажите бесплатный звонок
artemvm.info_5bc3eade8cb7b54d7c49c122603df292

Выбор места сохранения по умолчанию

Также в настройках можно выбрать диск и папку, в которую по умолчанию будет предлагаться сохранить новый документ. Обычно используется папка "Мои документы" текущего пользователя Windows. Сохранение документов в эту папку нежелательно, поскольку она находится на том же диске, что и операционная система.

Чтобы каждый раз при сохранении документа не указывать нужную вам папку, можно указать её один раз в настройках программы.

Решение проблемы с отсутствующими шрифтами

Если при создании документа вы использовали нестандартные шрифты, которые установили сами, то при переносе документа на другой компьютер этот документ может отображаться некорректно в случае отсутствия на компьютере требуемого шрифта. Чтобы исключить данную проблему и не думать о ней никогда, нужно просто включить файл шрифта в состав самого документа.

Чтобы включить файлы шрифтов в документ, следует установить соответствующую галочку в параметрах программы на вкладке сохранения. Размер документа при этом несколько возрастает, но в современных условиях это можно не учитывать.

Если же вам нужно перенести документ на другой компьютер просто для того, чтобы отпечатать его, но не просматривать или редактировать, то можно просто выполнить печать в файл, как я описывал в одной из предыдущих статей на ArtemVM.info.

Видео: Полезные сведения о том, как сохранять документы MS Office

Подведём итоги

Правильное использование настроек сохранения документов Microsoft Office позволит не только сделать работу с программой более удобной, но и защитит ваши данные.

Эти и другие особенности Word, Excel и PowerPoint вы можете изучить на соответствующих дистанционных курсах Microsoft Office по Skype.

Автор статьи: Артем В. Меньщиков / ArtemVM
При использовании материалов этой статьи (частично или полностью) активная гиперссылка на источник обязательна artemvm.info_5bc3eade8cb7b54d7c49c122603df292

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Напишите свою статью на сайт!

Вы можете разместить собственную статью на сайте в соответствии с правилами сотрудничества в рамках данного образовательного проекта. Если Вы любите и умеете писать, это должно приносить Вам доход.

Присылайте свои статьи и зарабатывайте на этом!
Подробную информацию о партнёрской контент-программе читайте здесь »


Статьи на похожие темы

На ArtemVM.info есть и другие статьи, с которыми Вы можете ознакомиться ниже.

Печать фрагмента в документах Word и Excel
Быстрое создание документов MS Office на основе шаблонов
Печать документов в файл. Печать на принтере.
Общие принципы работы с картинками в Word и Excel
Чем меню Лента отличается от обычного и как его использовать
Отмена действия при редактировании документов Word и Excel
Как использовать формат по образцу в Word и Excel
Как установить свой шрифт
Полный список учебных материалов »