Удалённое обучение в Москве, Санкт-Петербурге и по России

Индивидуальные занятия с преподавателем по удобному для Вас расписанию!

Заказать обратный звонок

Ускорение ввода данных в таблицу Excel


Разместите ссылку на эту статью у себя на сайте или на странице в соцсети и получите 20% с заказа любого зарегистрировавшегося пользователя. Подробности смотрите в форме "Пригласите друга" справа.


Информация:
Посетите группу ВКонтакте. Профессиональный юмор и полезная информация. Регулярные публикации по 1С и на другие интересные темы


Опубликовано с изменениями 25 декабря 2016 года

При создании таблиц в Microsoft Excel достаточно часто требуется вводить большое количество информации в ячейки. Если данные в ячейках повторяются или изменяются по некоторому известному принципу, то можно значительно ускорить их ввод, использовав некоторые возможности Excel. Сейчас я расскажу вам о том, как можно сэкономить время при создании таблиц.

На проводимых мной очных компьютерных курсах и по Skype мы разбираем несколько способов, позволяющих быстро вводить данные. Рассмотрим некоторые из них.

Если вы ищете как можно быстро добавить в Excel очень большой объём данных, то обратите внимание на статью о импорте текста в Excel.

Автозавершение слов

На курсах Excel данная функция становится заметна сама по себе, как только приходится вводить данные в столбик. Если у вас есть таблица, в которой в одной колонке встречаются повторяющиеся данные, то автозавершение поможет вам сэкономить немного времени на их ввод.

[кликните для увеличения; сохранить на компьютере]
Есть вопросы по платным услугам? Закажите бесплатный звонок
artemvm.info_6dcc77acd5b8a8af81443cd9a02b83da

На рисунке выше представлена небольшая таблица. В колонке "Единица измерения" есть повторяющиеся значения, которые вовсе не обязательно каждый раз писать вручную. Есть два способа использовать автозавершение слов.

Первый программа предлагает сама, когда вы начинаете печатать в ячейке что-то, что уже есть в данном столбце. При этом Excel показывает слово, начинающееся с того, что вы пишете, выделенное черным цветом. Если это то, что вам нужно, то достаточно нажать Enter и данные введутся сами.

[кликните для увеличения; сохранить на компьютере]
Есть вопросы по платным услугам? Закажите бесплатный звонок
artemvm.info_6dcc77acd5b8a8af81443cd9a02b83da

Если то, что предлагает Excel, вас не устраивает, то просто не обращайте на подсказку никакого внимания и печатайте дальше — она сама пропадёт, как только то, что вы пишете, перестанет совпадать с началом одного из имеющихся в данном столбце слов.

Кроме того, есть ещё один способ использовать эту функцию Excel, вообще ничего не печатая вручную. Достаточно вызвать контекстное меню на ячейке и выбрать в нём пункт "Выбрать из раскрывающегося списка..." При этом появится меню, из которого можно выбрать то, что ранее уже вводилось в столбец этой таблицы.

[кликните для увеличения; сохранить на компьютере]
Есть вопросы по платным услугам? Закажите бесплатный звонок
artemvm.info_6dcc77acd5b8a8af81443cd9a02b83da

Автоматическое продолжение последовательности

Если вам требуется ввести в столбец или строку ряд данных, которые входят в некоторую известную последовательность, то достаточно указать первые N членов этой последовательности и продолжить ввод автоматически. Необходимым условием является то, что последовательность должна быть достаточно простой, в противном случае Excel не сможет её распознать.

Типичные примеры: ввод последовательных номеров (1,2,3...) или дня недели (понедельник, вторник...). Допустим, в некоторой таблице есть колонка "Номер но порядку". В таком случае достаточно ввести первые два номера, например, 1 и 2. Затем выделить обе ячейки мышкой и, зацепив мышкой выделенные ячейки за квадратик в правом нижнем углу, протащить выделение в нужную сторону. При этом рядом с курсором появляется подсказка, какой номер будет следующим. Когда отпустите мышку, то данные автоматически введутся в ячейки.

Если вы ошиблись, то просто отмените операцию и повторите заново.

Таким образом можно ввести тысячи значений, не прилагая почти никаких усилий! Согласитесь, что это очень удобно при вводе большого количества данных — печатать их вручную было бы очень долго! Подробности о работе этого метода смотрите в видеоролике в конце статьи.

Загрузка баннера

Заполнение сразу нескольких ячеек при копировании

Если вам требуется скопировать одно значение сразу в несколько ячеек, то можно поступить следующим образом. Сначала копируете содержимое ячейки в буфер обмена. Затем выделяете все ячейки, в которые хотите вставить скопированные данные. И затем делаете вставку. Такой способ позволяет быстро заполнить много ячеек одинаковыми данными.

Если нужно выделить ячейки, не находящиеся рядом, то можно воспользоваться выделением с клавишей Ctrl: зажмите эту кнопку и щёлкайте мышкой на нужных ячейках.

Видео: Ускорение ввода данных в таблицу Excel

Подведём итоги

Я рассмотрел здесь некоторые из способов ускорения ввода данных в таблицы. Всё это, а также другие методы я объясняю на своих курсах Excel, проводимых по Skype.

Не забывайте использовать различные встроенные возможности Excel — это не только экономит массу времени, но и позволяет избежать ошибок при создании таблиц, а также делает работу с Excel гораздо более приятной. Средства автоматизации Excel, часто незаслуженно игнорируемые, особенно полезны при создании больших таблиц, либо если вам просто регулярно приходится создавать таблицы — меньше будете тратить времени на рутинные операции.

Автор статьи: Артем В. Меньщиков / ArtemVM
При использовании материалов этой статьи (частично или полностью) активная гиперссылка на источник обязательна artemvm.info_6dcc77acd5b8a8af81443cd9a02b83da

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

Напишите свою статью на сайт!

Вы можете разместить собственную статью на сайте в соответствии с правилами сотрудничества в рамках данного образовательного проекта. Если Вы любите и умеете писать, это должно приносить Вам доход.

Присылайте свои статьи и зарабатывайте на этом!
Подробную информацию о партнёрской контент-программе читайте здесь »


Статьи на похожие темы

На ArtemVM.info есть и другие статьи, с которыми Вы можете ознакомиться ниже.

Фильтр Эксель (как сделать фильтр в Excel)
Как объединить ячейки в Excel
Работа с ячейками как с целым и работа с текстом внутри ячейки
Как уместить документ Excel на лист формата А4
Настройка полей документа Excel
Общие принципы настройки диаграмм Excel
Способы ввода данных в ячейку Excel
Зачем нужны адреса ячеек в таблицах Excel
Особенности копирования формул в Excel
Закрепление части листа в Excel при прокрутке
Изменение размеров ячеек Excel - быстро и эффективно
Основы использования формул в Excel
Условное форматирование ячеек Excel
Импорт текста в Excel
Полный список учебных материалов »