Особенности справочника основных средств в 1С:Бухгалтерии 8

[нажмите на картинку для увеличения]

Обратите внимание на состав справочника Основные средства в примере выше — в нём присутствуют элементы с одинаковыми названиями. Как-то в статье про удаление объектов в 1С:Предприятие я упоминал о том, что нежелательно присваивать разным объектам одного справочника одинаковые наименования. В данном же случае, очевидно, это правило нарушается. Почему так?

Причина дублирования имён объектов с справочнике Основные средства

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно вспомнить, что такое основное средство. Определение здесь приводить не буду, укажу лишь, что для каждого основного средства существует понятие начисленной на него амортизации. Уже одно это не даёт возможности обращаться с записями справочника Основные средства как, например, с элементами справочника Номенклатура.

Действительно, если приобрели товар в количестве 10 штук, то в справочнике Номенклатура достаточно создать лишь одну запись, соответствующую этому товару. Однако, в случае с основными средствами, необходимо для каждого основного средства создать отдельную запись в справочнике основных средств.

Вот с этим-то почему-то и возникают проблемы. Уточню ещё раз: даже если у нас есть 100 одинаковых основных средств, каждое из них нужно отдельно занести в справочник. Именно по этой причине на картинке выше так много одинаковых записей.

Тем не менее напоминаю, что записи — даже имеющие одинаковые названия — являются разными объектами. Имена им можно присваивать одинаковые или разные — как вам удобнее (они в любом случае будут отличаться кодами и инвентарными номерами).

Еще раз про папки (группы)

Вообще-то теме групп в справочниках 1С:Бухгалтерии посвящена отдельная статья, но хочу всё же ещё раз напомнить, что группы в справочнике Основные средства используются лишь для упорядочивания элементов. Ниже приведено окно карточки основного средства.

[нажмите на картинку для увеличения]

Обратите внимание на наличие двух похожих по смыслу реквизитов — Группа ОС и Группа учета ОС. Смысл у них разный! Поле Группа ОС — это папка (группа) в справочнике основных средств и её заполнять не обязательно!

Повторное использование записей ОС

Очень распространённой ошибкой является попытка многократного использования одной и той же записи в справочнике Основные средства. К примеру, если у нас уже есть некоторое основное средство, а потом купили ещё одно точно такое же, то для нового ОС нужно создать отдельную запись в справочнике! Иначе при проведении документа принятия к учету ОС возникнет ошибка и документ не проведётся.

Подведём итоги

В 1С:Бухгалтерии для каждого основного средства в организации следует создавать отдельную запись в справочнике Основные средства. Названия им можно присваивать одинаковые или разные — по вашему выбору.

Эти и другие особенности работы с основными средствами, такие как модернизация ОС, покупка и продажа, монтаж и другие операции я рассматриваю в своём полном курсе по 1С:Бухгалтерии 8.

Даже если в вашей организации сейчас нет ни одного основного средства, то могут появиться в дальнейшем. И никогда не помешает уметь правильно вести их учет.