Отмена действия при редактировании документов Word и Excel

На самом деле, функция отмены действия (или просто Отмена) присутствует, конечно, не только в Excel или Word, но и вообще в любой программе, предназначенной для редактирования чего-либо. Процесс создания любого документа в любой программе состоит из последовательности определённых действий: печать текста, перемещение картинок в документе, изменение параметров шрифта и так далее. Если при редактировании документа вы допустили ошибку и выполнили не то действие, которое нужно, то требуется вернуть документ в предыдущее состояние.

Ошибка многих пользователей состоит в том, что они пытаются вернуть "как было" вручную. На курсах Microsoft Word мне приходилось сталкиваться со случаями, когда, случайно удалив большой кусок текста, пользователь начинал его набирать заново. И это при всём том, что о функции отмены действий уже было известно. Безусловно, так делать не следует, поскольку создатели Word и Excel уже всё предусмотрели.

Запомните: если программа предназначена для редактирования документа (любого!), то в ней обязательно есть отмена операции!

Как отменить операцию

Кнопка, отвечающие за отмену действия, обычно находится на панели инструментов главного окна программы и выглядит как изогнутая стрелка влево. Также обычно рядом находится ещё изогнутая стрелка вправо — она отвечает за повтор отменённой операции или, другими словами, за "отмену отмены". Кнопкой повтора следует пользоваться в том случае, если вы отменили больше, чем нужно.

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

Кнопкам отмены операции и повтора соответствуют общепринятые сочетания клавиш:

• Ctrl + Z — отмена;
• Ctrl + Y — повтор (отмена отменённого);

Эти сочетания клавиш являются одними из самых распространённых в Windows и их следует выучить! Использование сочетаний клавиш вместо кнопок на панели инструментов позволяет выполнять редактирование документа быстрее и экономит массу времени.

Отменить можно не только одно (последнее) действие, но и несколько подряд. Иногда даже можно отменить все действия с самого создания документа. То же самое касается и повтора — если отменили, к примеру, 10 последних операций, то и вернуть их также можно. Тем не менее, стоит запомнить одну важную вещь:

если вы закрыли документ, то вся история изменений теряется!

В Excel отмена работает полностью аналогично. Но стоит запомнить, что в некоторых версиях Excel есть одна особенность, характерная только для этой программы: при сохранении документа история его изменения удаляется и отменить уже ничего нельзя. Это видно по тому, как деактивируется кнопка отмены действия на панели инструментов программы.

Когда не следует пользоваться отменой

Отменить можно только то, что является изменением документа! Некоторые операции не являются операциями редактирования и отмена на них не распространяется.

Запомните!

Выделение текста не является редактированием документа и не отменяется через функцию отмены. Выделение текста просто сбрасывается!

Много раз замечал на курсах Microsoft Office именно попытки "отменить" выделенный текст, то есть снять выделение через отмену действия. Это неправильно, поскольку выделение блока текста не приводит к изменению документа, а значит и отмена тут ни при чём. Если не верите, то откройте любой существующий документ с текстом и выделите часть текста — кнопка отмены действия так и останется неактивной, т.е. отменять нечего.

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

Подведём итоги

Запомните сочетания клавиш Ctrl + Z и Ctrl + Y, а также соответствующие им кнопки на панели инструментов. Использование операции отмены действия позволяет не только экономить время при редактировании документа, но и избежать ошибок при возврате документа в одно из предыдущих состояний.