Массовый ввод авансовых отчетов. Как избежать ошибок

Как известно, при создании документа Авансовый отчет в его форме необходимо указать расходный документ, которым выдавались денежные средства подотчётному лицу. Очень часто таким документом является РКО (расходный кассовый ордер). Ниже приведён фрагмент формы авансового отчета в 1С Бухгалтерии 8.2 (в версии 8.3 всё то же самое).

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

Данный документ уже заполнен и проведён. На вкладке Авансы выбран соответствующий РКО, которым была выдана подотчёт сумма.

Теоретические основы и практические задачи по ведению бухгалтерии рассматриваются в нашем специальном учебном видеокурсе 1С:Бухгалтерия 8.3 (42 часа, 240 уроков). Курс предназначен для обучения самостоятельному ведению учёта от создания базы до сдачи отчётов.

При выборе РКО иногда можно ошибиться и выбрать расходник, который уже был ранее использован. И действительно, ведь на нём не написано, выбирали его уже хоть когда-нибудь или нет. Давайте посмотрим, как это можно проверить. На следующем скриншоте представлен список РКО (с включенным автофильтром по данному физлицу), которое появляется при выборе расходника на вкладке Авансы.

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

Как видно, в списке появляется много РКО для данного подотчетника. Конечно, чтобы убрать лишние, можно воспользоваться различными фильтрами, но речь сейчас не об этом. Предположим, что мы уже "приглядели" нужный нам документ (расходник). Как определить, что данный документ 1С ещё ни разу не использовался?

Сделать это очень просто. На картинке стрелка указывает на специальную кнопку на панели инструментов списка РКО. Такая кнопка есть в любом журнале 1С Бухгалтерии 8 и называется она "Структура подчиненности документа". Нажав на эту кнопку, мы сможем увидеть, зависит ли данный документ от других документов, а также есть ли в свою очередь документы, зависящие от него самого. Нажимаем на эту кнопку и видим следующее.

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

А вот и результат проверки: данный РКО уже был использован при создании авансового отчета! (конкретно в данном примере — этого самого, поскольку он уже проведён). Картинка достаточно информативна сама по себе и пояснений не требует. В случае, если данный документ не имеет зависимостей (для примера удаляю указанный авансовый отчет), то картина будет вот такая.

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

Подведем итоги

Для выявления взаимозависимостей документов в 1С Бухгалтерии 8 существует специальная кнопка "Структура подчинённости документа". Пользуйтесь и экономьте время!

Более подробно о взаимозависимостях документов вы можете узнать на онлайн курсах 1С:Бухгалтерия 8 или на видео.