Почему один и тот же контрагент висит в дебиторах и кредиторах

Дублирование записей справочника Контрагенты

Прежде всего следует указать на случай, который является очень простым. А именно — дублирование записей в справочнике Контрагенты. Если в справочнике Контрагенты есть две записи с одинаковыми названиями, то вполне может возникнуть ситуация, указанная в заголовке данной статьи.

Предположим, что есть два контрагента с одинаковыми названиями. Один из них приобрел у нас товар, но ещё не расплатился за него. А второй выступает в документе поступления как поставщик. В таком случае будет казаться, что это один и тот же контрагент выступает одновременно в качестве дебитора и кредитора.

В таком случае следует проверить, одинаковые ли у них коды. Напоминаю, что коды у элементов справочников всегда разные. Поэтому, если обнаружилась такая ситуация, и существуют две (или более) записей с одинаковыми названиями, нужно перепровести документы так, чтобы была использована только одна запись. Возникшее противоречие при этом исчезнет.

Конечно, можно произвести корректировку с помощью специальных документов, которые для подобных случаев есть в 1С Бухгалтерии. Но гораздо лучше просто избавиться от дубликатов записей в справочнике. Особенности удаления такого рода записей я описываю в другой учебной статье по 1С Бухгалтерии.

Неверная последовательность документов

Другая причина может заключаться в неправильно поставленной дате одного из документов. Про неверную дату я уже писал ранее. Так как же дата может стать причиной такой ошибки в учете?

Рассмотрим пример. Покупатель вносит аванс за товар. Тогда в отчетах он будет отображаться как кредитор. Затем мы реализуем ему этот товар, при этом аванс закрывается и задолженность перед покупателем исчезает. Это правильный вариант.

А вот вариант с ошибкой. Покупатель вносит аванс. Далее вводим документ реализации, но ошибочно ставим дату перед документом аванса. В таком случае, 1С Бухгалтерия на дату проведения документа реализации не обнаружит задолженности перед покупателем — аванс на эту дату ещё не был внесён — следовательно, при проведении документа возникнет задолженность покупателя перед нами.

Причина тут в том, что для расчётов с покупателями для учета расчетов по авансам полученным и собственно расчетов используются разные субсчета. В результате чего при проведении документа реализации аванс будет сам по себе, а реализация сама по себе. Вот поэтому этот покупатель и будет числиться одновременно и в дебиторах, и в кредиторах.

Дополнительно рекомендую прочитать материал про контроль последовательности проведения документов; эта задача часто возникает при закрытии месяца.

Все особенности конфигурации рассматриваются в нашем специальном видеокурсе по 1С:Бухгалтерии 8.3, включающем в себя 42 часа практических материалов, разделённых на 240 уроков. Посмотрите примеры уроков и учебный план курса здесь.

Расчеты по разным счетам Плана счетов

Эта причина является обобщенным случаем предыдущего пункта. Посмотрите на два рисунка ниже.

[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов
[нажмите на картинку для увеличения]
Справка: как сохранять фото с сайтов

Если провести эти два документа один за другим, но указать разные счета расчетов, то как раз и возникнет ситуация, рассматриваемая в данной статье.

При заполнении полей документов обращайте внимание на счета расчетов с контрагентами! Особенно это касается случаев, когда вы их сами меняли вручную.

Дополнительно вы можете прочитать статью про План счетов, если у вас в этом вопросе есть пробелы.

Расчеты в рамках разных договоров

Ну и последняя причина, которая может привести к вопросу "Почему контрагент одновременно и дебитор и кредитор?", это ведение расчетов с одним и тем же контрагентом в рамках разных договоров.

Строго говоря, такая ситуация ошибкой не является, если у вашей фирмы на самом деле несколько договором с данным контрагентом и требуется раздельно провести расчеты по каждому из них. Однако если вы просто ошиблись при выборе договора, то это следует исправить, изменив соответствующий реквизит в документах и перепроведя их (возможно придётся перепровести несколько связанных документов — смотрите по ситуации.)

Подведём итоги

Выше я привел типичные ошибки, приводящие к тому, что один и тот же контрагент оказывается одновременно и в дебиторах, и в кредиторам нашей организации. Более подробно подобные ситуации я рассматриваю в своём полном учебном курсе по 1С Бухгалтерии.

А пока могу порекомендовать быть внимательнее и не допускать рассмотренных здесь ошибок. Про другие типичные ошибки в 1С читайте в отдельных статьях на сайте или просто пройдите учебный курс и забудьте о проблемах в учёте.